Zielgruppengerechte Planung von Personalentwicklungsmaßnahmen mit User-Storys

Für den Erfolg einer Personalentwicklungsmaßnahme ist eine zielgruppengerechte Konzeption von entscheidender Bedeutung. Personalentwickler:innen tragen hier eine zentrale Verantwortung. Sie stellen sicher, dass die Weiterbildungsinitiativen auf die spezifischen Bedürfnisse, Fähigkeiten und Karriereziele der Beschäftigtengruppen abgestimmt sind. Dabei müssen sie die Vielfalt der Rollen, Aufgaben und Erfahrungsniveaus der Zielgruppen berücksichtigen. Wie kann das praktisch umgesetzt werden?

In der agilen Arbeitswelt haben sich die sogenannten "User Stories" zur zielgruppengerechten Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen etabliert. In diesem Blogbeitrag werden wir in die Welt der User Stories eintauchen, ihre Bedeutung verstehen und besprechen, wie sie zu einem besseren Verständnis für die Bedürfnisse der Zielgruppen beitragen.


Was sind User Stories?

User Stories werden üblicherweise in SCRUM eingesetzt. Es handelt sich dabei um einfach formulierte Beschreibungen von Aktionen (z. B. Ausdrucken unterschiedlicher Berichte) aus der Sicht einer bestimmten Zielgruppe (z. B. Software-Anwender). Sie fassen die Anforderungen an ein Produkt/ eine Dienstleistung in verständlicher Sprache zusammen und dienen als Grundlage für die darauffolgenden Entwicklungsschritte. Demnach werden User Stories zu Beginn einer Konzeption (Sprint Planning) im Team erarbeitet und besprochen. Dokumentiert werden die User Storys auf vorgefertigten Karten oder Notes. Dabei wird eine Aktion mit Nutzen auf eine Karte geschrieben. Der Fokus liegt dabei auf den Bedürfnissen und Zielen der Anwender. So wird sichergestellt, dass das Endprodukt einen echten Mehrwert bietet.


Die Struktur von User Stories

Eine typische User Story folgt einem einfachen Format: "Als [Rolle] möchte ich [Aktion], damit [Nutzen]". Diese Formel hilft dabei, klare und präzise Aussagen darüber zu treffen, wer von der Funktion profitiert, welche Funktion benötigt wird und warum sie wichtig ist. Eine User Story besteht typischerweise aus vier grundlegenden Elementen:


Titel: Kurze Zusammenfassung der Story

Beispiel: „Kritikgespräche führen“


Rolle: Dieser Teil der User Story beschreibt die Rolle oder die Person, die von der Aktion profitieren wird. Es hilft, den Kontext und die Perspektive klar zu definieren.

Beispiel: „Projektleitung“, „Führungskraft“


Aktion: Hier wird die gewünschte Aktion beschrieben, die von der Zielperson ausgeführt werden soll. Dieser Teil sollte so präzise und klar wie möglich sein, um Missverständnisse zu vermeiden.

Beispiel: "möchte ein Kritikgespräch erfolgreich führen können", "möchte durch delegieren Verantwortung übertragen können", "möchte einen Daily-Scrum abhalten können".


Nutzen: Dieser Abschnitt erklärt den Nutzen oder den Grund, warum die Rolle die beschriebene Aktion benötigt. Es vermittelt den Mehrwert oder das Ziel, das durch die Erfüllung der User Story erreicht werden soll.

Beispiel: „damit die Mitarbeitenden die Kritik annehmen können, und ihre Verhalten nachhaltig ändern“, „damit Mitarbeitende lernen, eigenverantwortlich zu handeln“, „um die drei Säulen im Transparenz, Überprüfung, Anpassung im SCRUM wirksam zu leben“


Story Points: mit Story Point wird der relative Anteil der User-Story zum Gesamtaufwand der Maßnahme festgelegt. Zum besseren Verständnis kann dies in T-Shirt-Größen dargestellt werden

Beispiel: 1(small), 5(medium), 8 (large), 13 (extra large)


Zusammengefasst könnten vollständige User Storys folgendermaßen aussehen:




User Story Mapping

User Story Mapping dient dazu, die User-Storys eines Produkts / einer Dienstleistung in einer übersichtlichen und strukturierten Weise zu visualisieren. Durch User Story Mapping wird eine chronologische Darstellung von Funktionen und Benutzerinteraktionen erstellt, wodurch ein besseres Verständnis für den Gesamtprozess entsteht.

Durch ein Story Mapping entsteht eine gemeinsame Sichtweise auf die Entwicklung. Es fördert die Kommunikation, ermöglicht eine bessere Priorisierung und hilft, den Entwicklungsprozess transparent zu gestalten. Durch die Visualisierung der User Storys können Teams leichter erkennen, welche Aktionen für die Benutzererfahrung entscheidend sind und welche als Zusatzfunktionen betrachtet werden können.